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Policy Whistleblowing

Sistema di Segnalazione per la comunicazione di violazioni, irregolarità e comportamenti illeciti in conformità al D.Lgs. 24/2023 e alla Direttiva UE 2019/1937.

1. Introduzione e Finalità

7Budget ha adottato questa Policy Whistleblowing per garantire un sistema sicuro e confidenziale di segnalazione di violazioni, irregolarità e comportamenti illeciti che possano danneggiare l'integrità aziendale, i clienti o l'interesse pubblico.

Obiettivo: Promuovere una cultura aziendale basata su trasparenza, integrità e responsabilità, offrendo protezione a chi segnala in buona fede violazioni o irregolarità.

2. Ambito di Applicazione

Questa policy si applica a:

  • Dipendenti: Tutti i collaboratori di 7Budget
  • Consulenti: Professionisti esterni che collaborano con l'azienda
  • Fornitori: Partner commerciali e fornitori di servizi
  • Clienti: Clienti che vengono a conoscenza di irregolarità
  • Terzi: Qualsiasi soggetto che abbia informazioni rilevanti

3. Tipologie di Violazioni Segnalabili

È possibile segnalare le seguenti tipologie di violazioni:

Violazioni Normative

Infrazioni di leggi, regolamenti o normative di settore

Irregolarità Finanziarie

Frodi, appropriazioni indebite, falsificazioni contabili

Violazioni Privacy

Uso improprio di dati personali o violazioni GDPR

Conflitti di Interesse

Situazioni di conflitto non dichiarate o gestite impropriamente

Comportamenti Illeciti

Corruzione, concussione, abuso d'ufficio

Violazioni Sicurezza

Mancato rispetto delle norme di sicurezza sul lavoro

Discriminazioni

Molestie, discriminazioni, mobbing

Danni Ambientali

Violazioni delle normative ambientali

4. Canali di Segnalazione

7Budget mette a disposizione diversi canali per effettuare segnalazioni:

Email Dedicata

Indirizzo: whistleblowing@7budget.it

Canale principale per segnalazioni scritte dettagliate

Risposta: Entro 7 giorni lavorativi

Linea Telefonica

Numero: 06 9918 1499

Per segnalazioni urgenti o chiarimenti

Orari: Lunedì-Venerdì 9:00-18:00

Piattaforma Online

Portale: Sistema di segnalazione sicuro

Accesso tramite il sito web aziendale

Anonimato: Garantito

5. Processo di Gestione delle Segnalazioni

Ricezione

La segnalazione viene ricevuta e registrata nel sistema con assegnazione di un codice identificativo univoco.

Valutazione Preliminare

Analisi iniziale per verificare la fondatezza e la rilevanza della segnalazione entro 7 giorni.

Investigazione

Avvio dell'indagine interna con raccolta di prove e testimonianze, nel rispetto della riservatezza.

Conclusioni

Redazione del rapporto finale con le conclusioni dell'investigazione entro 3 mesi dalla segnalazione.

Azioni Correttive

Implementazione delle misure correttive necessarie e comunicazione dell'esito al segnalante.

6. Protezione del Segnalante

7Budget garantisce:

  • Riservatezza: Identità del segnalante protetta
  • Anonimato: Possibilità di segnalazione anonima
  • Non ritorsione: Divieto di misure ritorsive
  • Supporto legale: Assistenza in caso di necessità
  • Protezione lavorativa: Tutela del rapporto di lavoro

6.1 Misure Ritorsive Vietate

Sono espressamente vietate le seguenti misure ritorsive:

  • Licenziamento, sospensione o misure disciplinari
  • Demansionamento o trasferimento
  • Riduzione di stipendio o mancata promozione
  • Cambiamento di orario o sede di lavoro
  • Formazione obbligatoria o valutazioni negative
  • Ostracismo o isolamento
  • Molestie o intimidazioni

7. Responsabilità e Governance

7.1 Responsabile Whistleblowing

Il Responsabile del sistema di whistleblowing è:

Dott. [Nome Responsabile]

Ruolo: Compliance Officer
Email: compliance@7budget.it
Telefono: 06 9918 1499

7.2 Comitato di Valutazione

Le segnalazioni sono valutate da un Comitato composto da:

  • Amministratore Delegato
  • Responsabile Compliance
  • Consulente Legale Esterno
  • Rappresentante dei Dipendenti (se applicabile)

8. Riservatezza e Trattamento Dati

Garanzie di Riservatezza

  • Accesso limitato: Solo personale autorizzato
  • Crittografia: Dati protetti con sistemi sicuri
  • Conservazione: Dati conservati per il tempo necessario
  • Cancellazione: Eliminazione sicura al termine
  • Audit trail: Tracciabilità degli accessi

9. Formazione e Sensibilizzazione

7Budget si impegna a:

  • Fornire formazione periodica sul whistleblowing
  • Sensibilizzare su importanza e modalità di segnalazione
  • Aggiornare su modifiche normative e procedurali
  • Promuovere una cultura di integrità e trasparenza

10. Segnalazioni Esterne

Autorità Competenti: In caso di violazioni gravi o mancata risposta interna, è possibile rivolgersi alle autorità competenti:

  • ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione
  • Consob: Per violazioni nel settore finanziario
  • Garante Privacy: Per violazioni GDPR
  • Procura della Repubblica: Per reati

11. Monitoraggio e Reporting

Il sistema di whistleblowing è soggetto a:

  • Monitoraggio continuo: Verifica dell'efficacia del sistema
  • Report periodici: Relazioni semestrali al management
  • Audit interni: Controlli sulla conformità procedurale
  • Miglioramento continuo: Aggiornamenti basati sull'esperienza

12. Sanzioni

Sono previste sanzioni per:

  • Segnalazioni false: Segnalazioni manifestamente infondate in mala fede
  • Violazione riservatezza: Divulgazione non autorizzata di informazioni
  • Misure ritorsive: Azioni di ritorsione contro il segnalante
  • Ostruzionismo: Impedimento delle investigazioni

13. Aggiornamenti della Policy

Questa policy viene aggiornata per riflettere:

  • Modifiche normative
  • Cambiamenti organizzativi
  • Miglioramenti procedurali
  • Best practice di settore

Impegno di 7Budget: Garantiamo un ambiente di lavoro sicuro, etico e trasparente, dove ogni segnalazione viene trattata con la massima serietà e riservatezza, nel rispetto dei diritti di tutti i soggetti coinvolti.

Ultimo aggiornamento: Gennaio 2025

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